Als ich Anfang 2018 meine Selbständigkeit begonnen habe und gefragt wurde: „Was machst Du denn?“ habe ich grundsätzlich die Antwort „ich bin Virtuelle Assistentin“ gegeben.
Dadurch, dass ich mir in der Planungszeit sehr viele Informationen über diesen Beruf angeeignet habe, war der Begriff bei mir in Fleisch und Blut übergegangen. Das Gegenteil hat mir jedoch stets mein Gegenüber entgegengebracht. Unverständnis wäre eine gute Bezeichnung für die Reaktionen, die ich erhalten habe. Immer wieder kam direkt die Frage: „Was ist das denn?“. Ich muss zugeben, dass ich irgendwann angefangen habe, bei der Antwort diesen Begriff nicht mehr zu nutzen, sondern lediglich zu erklären, dass ich Bürodienstleistungen anbiete.
Ich finde es sehr schade, dass ein moderner Beruf, der sich auch in Deutschland so nach und nach etabliert, immer noch nicht bekannt genug ist und daher von vielen Unternehmen auch nicht genutzt wird. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand. Ob nun Einzelunternehmer oder KMU, die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit sind vielfältig.
In einer Firma gibt es in den verschiedenen Abteilungen Mitarbeiter, die für unterschiedliche Bereiche zuständig sind und Aufgaben zum Teil unabhängig voneinander ausführen. Bei einer Virtuellen Assistentin können Sie genau diese Tätigkeiten in Auftrag geben. Der große Unterschied ist jedoch, dass Sie Aufgaben, für die normalerweise mehrere Abteilungen zuständig sind, an eine Person abgeben. Bei kleineren Unternehmen sind diese Aufgaben nicht in der Menge vorhanden, dass damit verschiedene Personen beauftragt werden müssen. Die Aufgaben werden von dieser einen Person erledigt. Hinzu kommt, dass bestimmte Tätigkeiten nur saisonbedingt oder zu bestimmten Zeiten in der Woche, im Monat oder im Jahr erledigt werden müssen.
Dauer der Zusammenarbeit
Eine Virtuelle Assistentin
kann stunden- oder tageweise beauftragt werden. Vielleicht haben Sie auch nur ein bestimmtes Projekt im Sinn, bei dem Sie Unterstützung benötigen. Dann können Sie für die Dauer des Projektes
Unterstützung erhalten. Manche Unternehmen benötigen im Monat auch nur eine Unterstützung von z.B. 10, 20 oder 30 Stunden. Ein Mitarbeiter ist dafür schlecht einzustellen, eine Virtuelle
Assistentin ist dann eine gute Alternative.
Virtuell – wie soll das gehen?
Mit der heutigen
Technik überhaupt kein Problem. Haben Sie eine Sekretärin oder Assistentin in Ihrer Firma und sind viel unterwegs? Wie arbeiten Sie dann mit ihr zusammen?
Leichter als es den Anschein hat
Mit Hilfe von Telefon, Emails, WhatsApp, etc.
Nehmen wir jetzt noch Zoom oder Skype dazu …. und schon ist das virtuelle Büro eingerichtet. Große Datenmengen versenden Sie über Dropbox (im Zuge der DSGVO nicht mehr die beste, aber dennoch sehr häufig genutzte Möglichkeit), WeTransfer, Box, NextCloud …..
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein Telefonat oder eine Videokonferenz gerade am Anfang für die ersten Abstimmungen perfekt sind. Im Grunde ist es nicht sehr viel anders als persönlich in einem Raum zu sein und eine Aufgabe zu erklären.
Auch regelmäßige Videokonferenzen sind bei einer dauerhaften Zusammenarbeit eine gute Hilfe, damit die Aufgaben zur Zufriedenheit aller Beteiligten perfekt erledigt werden.
Ich hoffe, dass Ihnen mein Artikel hilft, mehr Klarheit in dieser Berufsbezeichnung zu bekommen und ja, vielleicht auch zum Anlass zu nehmen, die virtuelle Zusammenarbeit auch für Sie zu entdecken.
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