Virtuelle Assistentin - was ist das denn?

Das sagt Wikipedia

 

Eine Virtuelle Assistentin übernimmt für Ihre Kunden alle Aufgaben, die von deren Kerngeschäft ablenken, wertvolle Zeit des Privatlebens rauben und nicht selbst ausgeführt werden müssen.

 

 Meine Erklärung 

In einer Firma gibt es in den verschiedenen Abteilungen Mitarbeiter, die für unterschiedliche Bereiche zuständig sind und Aufgaben zum Teil unabhängig voneinander ausführen. Bei einer Virtuellen Assistentin können Sie genau diese Tätigkeiten in Auftrag geben. Der große Unterschied ist jedoch, dass Sie Aufgaben, für die normalerweise mehrere Abteilungen zuständig sind, an eine Person abgeben. Bei kleineren Unternehmen sind diese Aufgaben nicht in der Menge vorhanden, dass damit verschiedene Personen beauftragt werden müssen. Die Aufgaben werden von dieser einen Person erledigt. Hinzu kommt, dass bestimmte Tätigkeiten nur saisonbedingt oder zu bestimmten Zeiten in der Woche, im Monat oder im Jahr erledigt werden müssen. 

 

Dauer der Zusammenarbeit
Eine Virtuelle Assistentin kann stunden- oder tageweise beauftragt werden. Vielleicht haben Sie auch nur ein bestimmtes Projekt im Sinn, bei dem Sie Unterstützung benötigen. Dann können Sie für die Dauer des Projektes Unterstützung erhalten. Manche Unternehmen benötigen im Monat auch nur eine Unterstützung von z.B. 10, 20 oder 30 Stunden. Ein Mitarbeiter ist dafür schlecht einzustellen, eine Virtuelle Assistentin ist dann eine gute Alternative.

 

Virtuell – wie soll das gehen?
Mit der heutigen Technik überhaupt kein Problem. Haben Sie eine Sekretärin oder Assistentin in Ihrer Firma und sind viel unterwegs? Wie arbeiten Sie dann mit ihr zusammen?

 

Leichter als es den Anschein hat 

Mit Hilfe von Telefon, Emails, WhatsApp, etc. 

Nehmen wir jetzt noch Zoom oder Skype dazu …. und schon ist das virtuelle Büro eingerichtet. Große Datenmengen versenden Sie über Dropbox (im Zuge der DSGVO nicht mehr die beste, aber dennoch sehr häufig genutzte Möglichkeit), WeTransfer, Box, NextCloud ….. 

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein Telefonat oder eine Videokonferenz gerade am Anfang für die ersten Abstimmungen perfekt sind. Im Grunde ist es nicht sehr viel anders als persönlich in einem Raum zu sein und eine Aufgabe zu erklären. 

Auch regelmäßige Videokonferenzen sind bei einer dauerhaften Zusammenarbeit eine gute Hilfe, damit die Aufgaben zur Zufriedenheit aller Beteiligten perfekt erledigt werden.

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